コラム

外国人の方を雇用することになったものの、どのような届出が必要なのか分からず不安に感じていらっしゃる採用担当者の方は多いのではないでしょうか。届出を怠ると罰則の対象になる場合があるため、曖昧なまま進めるのは危険です。

結論から申し上げると、外国人を雇用した場合、原則としてハローワークへ「外国人雇用状況の届出」を行う義務があります。これは在留資格の種類に関わらず、ほぼすべての外国人労働者が対象となる制度です。

この記事では、届出が必要になる場面、提出の流れ、そしてよくある失敗について順を追ってご説明します。はじめて外国人を採用する企業の皆様にも分かりやすいよう、専門用語には補足を添えております。

外国人雇用状況の届出とは

制度の目的

外国人雇用状況の届出とは、事業主が外国人を雇い入れたとき、または離職させたときに、その氏名や在留資格などをハローワークに報告する制度です。外国人労働者の雇用管理の改善や、再就職の支援に役立てることを目的としています。

この制度は雇用対策法（労働施策の総合的な推進等に関する法律）に基づくもので、特定の業種や企業規模に限らず、ほぼすべての事業主に適用されます。たとえば、小規模な店舗が一人だけ外国人を採用した場合でも、原則として届出義務が生じます。

対象となる外国人

届出の対象となるのは、特別永住者と在留資格「外交」「公用」を除く、すべての外国人労働者です。就労ビザで働く方はもちろん、留学生のアルバイトや家族滞在の方の資格外活動による就労も対象に含まれます。

ここで注意したいのが、永住者や日本人の配偶者等といった身分系の在留資格をお持ちの方も届出の対象になるという点です。「就労制限がないから届出も不要」と誤解されやすいため、採用時には必ず確認するようにしてください。

届け出が必要になる場面

雇い入れ時

外国人を新たに雇用したときは、その都度ハローワークへ届け出る必要があります。雇用形態が正社員であるか、パート・アルバイトであるかは問いません。

届出事項には、氏名、在留資格、在留期間、国籍・地域などが含まれます。これらは在留カードに記載されている情報と一致している必要があるため、採用時に在留カードの原本を必ず確認することが大切です。

離職時

外国人労働者が離職した場合にも、同様に届出が必要です。雇い入れ時と離職時の両方を忘れずに行うことで、制度の目的である雇用管理の適正化につながります。

なお、転職によって新しい会社に移った場合は、前の会社が離職の届出を、新しい会社が雇い入れの届出をそれぞれ行う形になります。

必要事項と手続きの流れ

雇用保険被保険者かどうかでの違い

届出の方法は、その外国人労働者が雇用保険の被保険者になるかどうかで異なります。被保険者となる場合は「雇用保険被保険者資格取得届」に必要事項を記載して提出することで、届出を兼ねることができます。

一方、雇用保険の被保険者とならない場合（週の所定労働時間が短いパート・アルバイトなど）は、「外国人雇用状況届出書」という専用の様式を用いて、別途届出を行う必要があります。

提出期限の目安

手続きのおおまかな流れは、次のとおりです。

1. 在留カードを確認し、在留資格・在留期間・国籍などの情報を記録する
2. 雇用保険の被保険者に該当するかどうかを判断する
3. 該当する様式を選び、必要事項を記入する
4. 管轄のハローワークへ提出する
5. 離職時も同様に届出を行う

提出期限は雇用保険被保険者資格取得届と兼ねる場合と、そうでない場合で異なります。期限は制度の改定により変わる可能性があるため、最新の情報は必ずハローワークや厚生労働省の公表資料で確認するようにしてください。

よくある失敗と対策

届出漏れのリスク

実務でよく見られる失敗のひとつが、「短期間だけの雇用だから届出は不要」と思い込んでしまうケースです。雇用期間の長さに関わらず、外国人を雇用した事実があれば届出の対象となります。

在留資格との整合性確認

もうひとつの失敗例は、在留資格で認められた活動の範囲を超えて働かせてしまうことです。たとえば、留学生のアルバイトは資格外活動許可の範囲内でしか就労が認められていません。

届出の内容と実際の就労実態が食い違っていると、後々の在留期間更新や在留資格変更の審査にも影響する可能性があります。届出はあくまで入り口であり、日々の雇用管理と合わせて確認することが欠かせません。

届出以外に確認しておきたいこと

在留カードの確認

外国人を雇用する際には、在留カードの原本を提示してもらい、在留資格の種類、在留期間、就労制限の有無を目視で確認することが基本です。コピーの提示のみで済ませてしまうと、偽造や期限切れを見落とすリスクが高まります。

• 在留カード番号：カードに記載された番号が有効かどうか
• 在留期間：満了日が過ぎていないか
• 就労制限の有無：裏面の記載と希望する業務内容が一致しているか

就労制限の有無

在留資格によっては、就労できる職種や業務の範囲が限定されています。採用を予定している業務内容が、その方の在留資格で認められた活動の範囲に含まれているかどうかは、雇用契約を結ぶ前に確認しておく必要があります。

判断に迷う場合は、就労資格証明書の取得を検討するという選択肢もあります。これは入国管理局（現在の出入国在留管理庁）に対して、特定の職務内容がその方の在留資格で認められる活動かどうかを確認してもらう手続きです。

まとめ

外国人雇用状況の届出は、在留資格の種類を問わずほぼすべての外国人労働者が対象となる、企業にとって基本的な義務です。雇い入れ時と離職時のそれぞれで届出が必要になる点、雇用保険の被保険者かどうかで様式が異なる点を押さえておくことが大切です。

あわせて、在留カードの確認や就労制限の有無のチェックといった、届出以外の実務上の確認も欠かせません。制度の詳細や最新の提出期限については、ハローワークなど公的機関の情報もあわせてご確認いただくことをおすすめいたします。

外国人の採用を進める中で、届出の進め方や在留資格との整合性について判断に迷われることがございましたら、どうぞお気軽に当事務所へご相談ください。初回のご相談は無料でお受けしており、ご相談内容の秘密は厳守いたします。皆様の状況に合わせて、一緒に整理してまいります。